Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào: Cách xử lý theo đúng quy định pháp luật

Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định hộ kinh doanh trong một số ngành nghề có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên không còn được nộp thuế khoán như trước mà phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, và nộp thuế theo doanh thu thực tế.

Điều này đang tạo ra sự lo lắng trong cộng đồng hộ kinh doanh, nhất là những trường hợp thường xuyên mua hàng hóa không có hóa đơn đầu vào.

Thực tế cho thấy, nhiều hộ kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ như tạp hóa, cà phê, ăn uống, hàng điện tử… thường thu mua hàng từ các nguồn dân sinh như nông dân, người bán hàng rong hoặc cá nhân bán lại đồ cũ. Những giao dịch này hầu hết không có hóa đơn VAT, gây khó khăn trong việc kê khai, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và hợp thức hóa đầu vào.

Ảnh minh họa.

Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có hóa đơn. Đối với hàng hóa là nông sản, thủy sản, lâm sản thô do người dân trực tiếp sản xuất bán ra - tức không thuộc đối tượng kinh doanh - hộ kinh doanh được phép lập bảng kê thay thế hóa đơn đầu vào. Bảng kê phải thể hiện rõ thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, số căn cước công dân), loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Văn bản này là căn cứ để cơ quan thuế chấp nhận đầu vào hợp pháp cho hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, cần lưu ý: bảng kê chỉ áp dụng đối với hàng hóa thô và người bán không đăng ký kinh doanh. Nếu mua tại các tổ chức như hợp tác xã, doanh nghiệp, siêu thị… thì hộ kinh doanh bắt buộc phải có hóa đơn VAT.

Đối với các hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, cà phê, tạp hóa... thường thu mua nguyên liệu nông sản từ người dân như trứng, thịt, rau, cà phê, thì có thể lập bảng kê theo mẫu quy định, không cần hóa đơn. Tuy nhiên, nếu mặt hàng đã qua chế biến hoặc mua từ tổ chức kinh doanh thì vẫn phải yêu cầu xuất hóa đơn VAT.

Về phía cơ quan thuế, theo hướng dẫn, nếu hộ kinh doanh mua hàng từ người không đăng ký kinh doanh, và giá trị mua hàng/năm dưới 100 triệu đồng (từ 1/1/2026 tăng lên 200 triệu đồng) thì không thuộc diện chịu thuế. Nếu vượt ngưỡng, hộ kinh doanh có thể đề nghị người bán đăng ký tạm thời tại cơ quan thuế để được cấp hóa đơn lẻ. Với những giao dịch thường xuyên, cần chủ động yêu cầu hóa đơn hoặc chuyển sang những đối tác có khả năng xuất hóa đơn.

Riêng đối với hàng hóa cũ, như điện thoại, laptop, đồ gia dụng đã qua sử dụng, phần lớn người bán là cá nhân tiêu dùng không có hóa đơn. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê thu mua hàng hóa cũ. Bảng kê cần mô tả rõ ràng chủng loại hàng hóa, tình trạng sử dụng, thông tin người bán, giá trị giao dịch. Điều này không chỉ là căn cứ thuế, mà còn giúp chứng minh nguồn gốc hợp pháp để tránh bị xem là hàng gian, hàng trộm cắp.

Quan điểm từ cơ quan thuế cho rằng: Nếu việc mua bán là minh bạch, có ghi nhận đầy đủ bằng bảng kê theo quy định thì người kinh doanh không cần phải lo ngại khi bị kiểm tra. Sự công khai, trung thực trong kê khai thuế là yếu tố quan trọng để tạo niềm tin và bảo vệ quyền lợi chính đáng của hộ kinh doanh.

Trong bối cảnh quy định mới đang được triển khai, việc chủ động thích ứng, cập nhật quy trình mua vào - bán ra minh bạch sẽ giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro, tránh bị xử phạt và duy trì hoạt động ổn định. Việc hiểu rõ quyền và nghĩa vụ trong kê khai thuế, đặc biệt là các tình huống đặc thù về hóa đơn đầu vào, là chìa khóa để các hộ kinh doanh vượt qua giai đoạn chuyển đổi này một cách thuận lợi.

T.An