Hướng dẫn mới về ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử khi thay đổi địa giới hành chính

Cục Thuế vừa có công văn gửi Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể (Bộ Tài chính) về sử dụng thông tin địa chỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địa giới hành chính.

Cục Thuế cho biết, nhận được công văn số 473/DNTN-ĐKKD ngày 29/5/2025 của Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể đề nghị có ý kiến về việc hướng dẫn Công ty cổ phần Dược liệu Trung ương 2 trong việc sử dụng thông tin địa chỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địa giới hành chính.

Ảnh minh họa

Căn cứ Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12/6/2025 của Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 ngày 14/4/2025 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025; các Nghị quyết ban hành ngày 16/6/2025 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của 34 tỉnh, thành phố.

Căn cứ quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chúng từ (được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025).

Theo hướng dẫn tại công văn số 4370/BTC-DNTN ngày 5/4/2025 của Bộ Tài chính thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đã được cấp; Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký/thông báo thay đổi.

Căn cứ các quy định và hướng dẫn nêu trên, việc triển khai cập nhật địa bàn 2 cấp trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế, Cục Thuế có ý kiến về việc ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn như sau: Địa chỉ của người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đều có giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn.

Do đó trường hợp doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại công văn số 4370/BTC-DNTN thì:

Thứ nhất, trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng và thông tin này đã được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật. Người nộp thuế sử dụng thông báo của cơ quan thuế để cung cấp thông tin cho cơ quan liên quan hoặc khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.

Thứ hai, trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh thì địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp trên hệ thống ứng dụng của ngành thuế và thông báo cho người nộp thuế.

Hướng dẫn của Cục Thuế về việc sử dụng địa chỉ hợp lệ trên hóa đơn điện tử là giải pháp kịp thời, rõ ràng và thuận lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Việc linh hoạt công nhận cả địa chỉ cũ và mới vừa đảm bảo tính liên tục pháp lý, vừa tránh gây xáo trộn cho hoạt động kinh doanh, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp ổn định hoạt động trong giai đoạn chuyển đổi.